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上传时间:2014-11-08 来源:女人面面观

第1讲 当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于...

当今会议面面观 作者:张晓彤 人气:

788 会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决 问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员 工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在 会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1.会议是一个集思广益的渠道 图 1-1 集思广益图 如上图 1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂, 相互碰撞,从而产生“金点子” 。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产 物。

2.会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一 种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就 会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图 1-2 组织或部门与会议 3.会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发 展, 人们的沟通方式越来越多, 现在人们可以通过E-mail、 多媒体等种种形式进行沟通, 但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式 最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他 部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情 况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、 “面对面”的形式,来有效 协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤,通过这 6 个步骤,最终实现协议的 产生和问题的解决。 图 1-3 达成协议与解决问题的 6 个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。

◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议,形成新的 构思,并且论证新构思,使其具有可行性。

◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝 着一个方向共同努力。

◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上 下协调会议,以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映 了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表 1-1 按人数分类 ● 团体会议 ● 一对一会议 按开会方式分类 ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 会议的种类 按开会目的分类 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地 利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本 3 种。会议成本是非常可观 的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。

1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下 降。由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。效率损失成本包括以下 3 种 情况: 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议 B、一对一会议 C、处理突发事件的会议 D、全体会议 ①至少每两月一次 ②随时 ③按需要 ④至少每月一次 【本讲总结】 从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇 到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此,每个人应从基础做起,深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及 如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识,才可能使每一次会议都“行之有效”。

第1讲 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 当今会议面面观 会议的主要目的就是解决问题, 但由于开会技巧不佳或过于频繁, 不但无益于...

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